CONDITIONS DE LOCATION DES SALLES DU FOYER

 

                                               En vigueur  au  1er janvier 2016

 

  1. BUT DE L’ASSOCIATION

 

Propriété de la paroisse, le Foyer Saint Arbogast  a été édifié en 1919 par les paroissiens de la Montagne Verte et de l’Elsau et  portait  alors le nom de « Maison des Œuvres ». Aujourd’hui, il est géré et animé par une association composée de bénévoles qui se donne pour but de faciliter l’organisation des activités culturelles et de loisirs de la Montagne Verte et de l’Elsau et d’assurer à travers ces manifestations « le mieux-vivre ensemble » des habitants de ces quartiers. Les locations de salles doivent s’inscrire dans ces buts.

 

Exemples de réunions envisageables :

  • goûter, apéritif ou collation à l’occasion d’un événement familial (anniversaire, baptême, décès),

  • représentation théâtrale ou musicale,

  • tournois de belote, scrabble  ou loto,

  • conférence,

  • réunion d’information,

  • action caritative,

  • assemblée générale.

 

    Pour couvrir le budget annuel de fonctionnement et faire face aux travaux  

    d’entretien et de maintenance, le comité élabore une tarification calculée « au  

    plus juste ».

 

 

  1. CARACTÉRISTIQUE DES SALLES

 

  1. Petite salle avec bar

100 m2 environ

50 personnes assises à table maximum

Cette salle ne dispose pas de cuisine.

 

 

2. Grande salle « Fr.-Xavier MARTZ »

325 m2 environ,

accepte un maximum de 250 personnes assises pour un spectacle

ou 150 personnes assises à table pour un repas.

 

Scène avec rideaux de 45 m2

Équipement scénique (Lumières, sonorisation ) voir Tarifs

Petit bar disposant d'un frigo voir Tarifs
Loge voir Tarifs

Cette salle ne dispose pas de cuisine.

 

`

 

  1. CONDITIONS DE MISE A DISPOSITION

 

  1. Les salles peuvent être louées pour des événements se terminant

          impérativement à 22 heures ( 23 h avec rangement) : l’environnement

          du foyer Saint Arbogast ne se prêtant pas aux manifestations nocturnes .

          ( locataire à l’étage du foyer –  quartier résidentiel)

 

  1. La grande salle est disponible en soirée le samedi et le dimanche et
     le mercredi et le vendredi durant les vacances scolaire.

 

  1. La petite salle comprenant un bar et la présence d’un bénévole ne peut

          être louée qu’à la condition de prendre les consommations vendues sur   

          place.

Le tarif des consommations est communiqué sur demande.

                (Cette salle est  utilisée le matin jusqu’à 12h le lundi, le vendredi et le

                samedi ; elle est également  louée le lundi en soirée.)

 

  1. La demande de location d’une salle doit être faite par courrier ou courriel    

          adressé au minimum un mois à l’avance à l’association « F.C.S Saint-

          Arbogast » en complétant la fiche de demande disponible sur le site

                                          foyersaintarbogast.jimdo.com

 

         5.Toute réservation faite par téléphone ou courriel non confirmée, dans les

          10 jours qui suivent, par l’envoi de la fiche de demande, sera annulée sans

           relance de l’association « F.C.S. Saint –Arbogast ».

           

  1. Après examen, le Bureau de l’association confirme au demandeur la

          réservation de la salle qui deviendra effective après :

  • le versement d’un acompte de 50%,
  • le dépôt d’un chèque de caution de 600 €,
  • la remise d’une attestation d’assurance  « Responsabilité Civile » en tant qu’organisateur de la manifestation faisant l’objet de la location,
  • une pièce d’identité de la personne responsable,
  • les statuts de l’association,
  • la signature de l’attestation de responsabilité en dernière page de ce     document.

                Ensuite sera établi le contrat de location à signer dans les 8 jours.

                 

  1. L’acompte ne sera pas remboursé si le contrat n’est pas dénoncé 15 jours avant la manifestation dans une lettre avec accusé de réception, adressée au président du FCS St-Arbogast.

 

  1. Pour faciliter le budget prévisionnel de  la manifestation envisagée, le tarif horaire des locations accompagne le formulaire de demande.

  1. La  grande salle dispose d’un équipement scénique qui peut être loué
     (voir tarifs) :

  • loge (pour 6 personnes)
  • 3 rampes d’éclairage 
  • sonorisation 
Un responsable compétent pour cet équipement sera désigné et sera présent toute la durée de la manifestation.

 

Pour la petite salle, une sonorisation portable
( 2 micros sans fil, lecteur CD, USB) peut être louée aux mêmes conditions.

Peuvent également être loués :

  • Le petit bar au fond de la salle et son frigo pour 20€ 
  • Une plaque électrique à  2 foyer pour 10 €.

 

  La vaisselle est louée et lavée pour 2 € le couvert.

 

   ATTENTION : la vente de boissons par une association est régie

   par les articles L.3334-1, L.3334-2 et L.3321-1 du code de la Santé    

   publique (Nécessité d’une autorisation municipale, possibilité de

   vendre seulement  les boissons des groupes 1 et  2 – de 1,2 à 3

   degrés d’alcool - )

 

 

  1. L’occupation de la salle louée est limitée aux heures ayant  fait l’objet de  

             l’accord. (Attention : le locataire doit prendre en compte dans le créneau   

             horaire demandé la préparation, le rangement et le nettoyage de la    

             salle.)

 

  1. Le nettoyage des locaux (salle et sanitaires )  et des abords du bâtiment  (entrée principale) est à la charge du locataire. Prévoir des sacs-poubelles.

Après une collation ou un repas, un nettoyage approfondi de la salle est nécessaire.

 

  1. Le locataire s’engage à ne pas troubler le bien-être du voisinage par une sonorisation abusive.

 

  1. Les plats consommés dans la salle doivent être préparés dans des locaux extérieurs au foyer : traiteur, cuisine familiale …

 

  1. Toute dégradation ainsi que tout dommage au bâtiment ou à son contenu survenus durant l’occupation des locaux et constatés à la fin de la manifestation seront portés à la charge du locataire et déduits de la caution sans que le loueur ait, de son côté, à rechercher les origines ou les auteurs pour obtenir réparation.

 

  1. Le signataire de ces conditions de mise à disposition des salles du Foyer Saint Arbogast est le responsable de la manifestation.

 

  1. RAPPEL DES ÉTAPES DE LA LOCATION

 

  1. Envoi de la fiche de demande de location d’une salle par courrier ou courriel au bureau de l’association. (Minimum un mois à l’avance)

 

  1. Examen de la demande par le bureau de l’association et réponse au demandeur dans les plus brefs délais.

 

  1. Envoi par le demandeur par retour du courrier de tous les documents exigés en 3.8. du règlement.

 

  1. Confirmation de la mise à disposition de la salle par le bureau de l’association avec la signature du contrat de location.

 

  1. Ouverture de la salle à la date et à l’heure convenues dans le contrat de location.

                     État des lieux de la salle avec le responsable de la location.

                     Connaissance des mesures de sécurité.

 

  1. Fermeture de la salle à la date et à l’heure convenues dans le contrat de location.

État des lieux de la salle avec le responsable de la location.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------

 

       ATTESTATION DE RESPONSABILITE

 

Je, soussigné, …………………………………………………………………………..

 

domicilié, ………………………………………………………………………………….

 

responsable de l’organisation de la manifestation du ……………………………….

 

reconnaît avoir reçu copie des conditions de location des salles du Foyer Saint Arbogast et déclare les accepter telles que formulées.

 

                                       Strasbourg, le …………………………………..

 

(Signature + cachet pour une association)

 

 

Ne ratez plus un évènement !

Recevez la newsletter du Foyer directement dans votre boite mail :

JEP 2021
L’église Saint-Arbogast fête ses 111 ans
Eglise ouverte :
- le samedi 18 septembre de 14h à 17h30
- le dimanche 19 septembre de 11h à 18h30